Umlaufmappen sind Pappmappen, auf denen eine Tabelle auf der Vorderseite aufgedruckt ist, in welche Empfänger eingetragen werden können

Umlaufmappen mit Absender/Empfänger-Tabelle auf der Vorderseite, Foto: Amris Wi (Public Domain / Wikimedia Commons)

Ich beklage mich ja ab und zu Mal über das System Hochschule, welches meiner Ansicht nach wenig zeitgemäß funktioniert, wenn es um das Ausschöpfen von digitalen Möglichkeiten und der Erleichterung der Arbeit geht. Die TH Köln ist – auch dank ihrer Neuorientierung und dem dazugehörigen Wert der Offenheit, siehe Werte der TH Köln – die erste Hochschule gewesen, in welcher ich meine Kritik tatsächlich im Rahmen der Hochschule loswerden konnte. Zum Beispiel durch einen Vortrag dem Barcamp Digital.Vernetzt.Beteiligt. (#dvb2015) sowie durch eine darauf folgende Einladung in die Kollegiale Klausur der Fakultät 01 (Treffen aller Lehrenden und den Mitarbeitern einer Fakultät), wo ich den Vortrag ebenfalls kurz halten und diskutieren durfte. An dieser Stelle nochmals vielen Dank an Isabel Zorn sowie für alle offenen und spannenden Gespräche, die ich während meiner Zeit an der TH Köln mit diversen Gesprächspartner*innen führen durfte!

Dieses Mal beschäftigten mich Umlaufmappen und ausgedruckte PDF-Formulare.

Von Umlaufmappen und ausgedruckten PDF-Formularen

Mein Eindruck vom Verwaltungssystem der Hochschule wurde durch meine neue Tätigkeit als wissenschaftlicher Mitarbeiter leider allerdings noch einmal verstärkt in den letzten zwei Jahren, als ich bspw. mit dem System der Umlaufmappen konfrontiert wurde. Auf diesen vermerkt man mit dem Kugelschreiber Absender und Empfänger, z.B. „Abteilung Reisekosten“. Weiterhin druckt man ein (digital ausfüllbares) PDF-Formular für Reisekosten aus und legt es ebenfalls in die Umlaufmappe, sodass jemand in der Verwaltung die Daten später wieder eintippen kann [Bei in Papierform eingereichten Steuererklärungen gibt es inzwischen Scanzentren, sodass ausgedruckte Formulare per Texterkennung direkt digitalisiert werden können. Ich vermute aber, dass diese an der TH Köln nicht existieren]. Die Umlaufmappe schmeißt man dann im Sekretariat in eine gelbe Postbox und hofft dann, dass die Originalrechnungen nicht auf dem Weg zur Verwaltung aus der Mappe fallen oder die Mappe verloren geht. Eine Eingangsbestätigung o.ä. gibt es nicht.

Es gibt aber auch Licht im Tunnel: Einige Formulare wie die Zeiterfassung kann man per E-Mail übermitteln, andere Dienste wie Urlaubstage direkt mit einem Webformular erledigen.

Warum also nicht alles digital?

Warum muss ich also einige Dinge noch ausdrucken, andere wiederum können aber schon digital erledigt werden? Im Jenaer Studentenmagazin tauchte passend hierzu auch ein toller Artikel vom Frust der Professor*innen auf, in dem es um verlorene Post sowie wenig „kundenorientierte“ Verwaltungsformulare ging: Unter den Talaren Frust aus 30 Jahren.

Wie sieht also die Situation an der Technischen Hochschule aus? Die TH Köln bietet an dieser Stelle einen weiteren Vorzug, wenn es um kritische Fragen geht: Mit dem Kontaktformular des Feedbackmanagements muss man nicht zwangsläufig direkt in die Diskussion mit den jeweiligen Akteuren treten, sondern kann Lob, Fragen oder Beschwerden loswerden, sodass diese dann von Mitarbeiter*innen des Feedbackmanagements ohne Nennung des eigenen Namens mit den betreffenden Personen diskutiert werden. Eine wirklich großartige Sache wie ich finde!

Daher für alle, die sich an der TH Köln (oder an anderen Hochschulen) für eine papierlose Hochschule interessieren, hier mein Anfragetext an das Feedbackmanagement:

Hallo,

ein paar kurze Fragen zu einer „papierlosen Hochschule“:

1. Warum ist die digitale Übermittlung von Unterlagen / Formularen nicht möglich, wenn es sich doch um PDF-Dateien handelt, die am Computer bereits digital ausgefüllt und unterschrieben werden können?

2. Sind Schritte geplant, um die Verwaltungsvorgänge an der TH Köln möglichst papierlos zu gestalten? (Hintergrund: Einsparen von Ressourcen bzgl. Umwelt)

3. Falls 2.) ja, sollen auch Einreichungen möglich sein via Smartphone-Applikationen oder Lösungen, die im Webbrowser funktionieren und ohne PDFs auskommen?

Beispiele für Formulare:
– Alle Formulare, die eine Neu- oder Wiedereinstellung betreffen
– Reisekostenabrechnungen (Antrag sowie Abrechnung, die häufig genutzt werden)

(Einige Formulare oder Vorgänge [Zeiterfassung, Urlaubsantrag] können bereits übermittelt werden. )

VG,
<Name>

Die genau Antwort kann aus diversen Gründen nämlich nicht öffentlich hier im Blog kommuniziert werden, welche ich voll und ganz respektiere. Mein Vorschlag, dieses Verwaltungsthema auch offen mit Studierenden, also den potenziellen Mitarbeiter*innen und Professor*innen von morgen, zu kommunizieren und bspw. in der Hochschulzeitung darüber zu berichten, wurde an die Zuständigen weitergeleitet. U.a. mit der Begründung, dass somit das Bild der rückständigen Hochschulen vermieden werden kann.

Ich kann aber so viel sagen: Die TH Köln überlegt intern, wie sie die Einreichung von Formularen digitaler gestalten kann. Der Bedarf wurde also erkannt – was mich persönlich sehr freut.

Wer sich für das Thema Papierlose Organisationen interessiert, sollte außerdem mal bei den Paperless Pioneers vorbeischauen. Über Erfahrungen an euren Hochschulen gerne in den Kommentaren berichten oder Erfahrungen verlinken!

Disclaimer: Ich bin mir bewusst, dass ich aus einer sehr privilegierten Perspektive heraus diesen Artikel schreibe und die Arbeitsbedingungen an der Hochschule im Gegensatz zu vielen anderen Jobs sehr komfortabel sind.

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